När kunden vill beställa mjukvara
Ärendehantering 23 september 2020
Informera kund om avtal:Informera kunden att vi sätter igång installationen efter påskrivet avtal.OBS: Ingen installation får göras innan påskrivet avtal!!!Skicka en offert:Offert skickas till kund via Oneflow av marknadsavd. Bekräftelsemejl på utskick av offerten dyker upp på [email protected] men detta ska bara bockas bort som "kräver ej svar". Signerat avtal:När alla parter har signerat avtalet, kommer det ett mejl om detta till [email protected]. Skapa orderärende och eventuell install/utbildningsärende:Marknadsavdelningen skapar ett Auroraärende för den debiterbara ordern och antecknar ärendenumret i kundomejlet. För att bevaka antal timmar nedlagd på en utbildning t.ex. skapas ett nytt auroraärende. Ärendet måste vara relaterat till det ursprungliga orderärendet, och all tid som använts av kunden antecknas här.Lämna över ordern till supporten:Kundomejlet om påskrivet avtal skickas sedan vidare till supporten på [email protected] med gällande svarsmall (Ny Order). Ta kontakt med kunden:När mejlet om nya ordern dyker upp i [email protected], tar supporten kontakt med kunden för att planera in installation och eventuell utbildning. När det är gjort, kan du svara kunden på ordermejlet om vad som kommits överens eller gjorts. Install/utbildningsärendet i Aurora flyttas av den agenten som tar tag i ordern till sig själv. Planerade installationer och utbildningar som tar tid bokas in via rebnis.onlinePåbörjad installation:Information om påbörjad installation hos kund meddelas av installeraren till marknadsavdelningen med anteckning i Auroraärendet. Marknadsavdelningen lägger ärendet till debitering och ärendet debiteras via Fortnox. Kom ihåg att en mjukvarubeställning med licenser krävs även en uppdatering av avtalsfaktureringen i Fortnox.VB:a till status:När det gäller utbildningar eller väntande installationer, ska infomejlet även vidarebefordras till [email protected] för att hålla koll på vad som är gjord och vad som är på vänt.Bevaka debiterbara timmar:Utbildningsärendet ska bevakas noggrant. Om det börjar överstiga antal timmar kunden har köpt, måste kunden informeras om det för att få ett godkännande av extra utbildningskostnader. Om kunden tackar nej, kan vi inte fortsätta med utbildningen. Om kunden tackar ja, ska alla tider antecknas och ärendet läggs till debitering.Leverans klar:När hela ordern är levererad av oss (när installation och utbildningar är klara) avslutas utbildningsärendet i Aurora samt även statusmejlet (om pågående arbete) med anteckning om genomförd leverans.