Lägg upp ny kund i Aurora & Fortnox

FortnoxGå in på Faktureringen längst upp till vänster i Fortnox, och sedan Register längst till höger > Kunder > och tryck på knappen 'Skapa Ny'. Ett nytt kundnummer skapas med automatik enligt befintlig nummerserie. Fyll i organisationsnumret först och låt Fortnox hämta upp alla uppgifter om kunden.Om uppgifterna inte stämmer enligt det kunden har angett, gör en dubbelkoll med kunden och korrigera i enlighet med det som angetts.Namn-fältet fylls med kundens juridiska bolagsnamn. Har kunden ett annat tilltalsnamn på verksamheten fylls det i som första raden i Fakturaadress-fältet.Övriga fält under 'Grunduppgifter'-fliken kan lämnas tom om inget annat överenskommet. Spara kundbilden.Under fliken 'Faktureringsuppgifter' ställs in följande: Betalningsvillkor: 30 dagarPrislista: A (förvald)Valuta: SEK (förvald, ändras om kunden är inte svensk och ska faktureras i annan valuta)Vår referens: *ditt namn*Er referens: *namnet på kontaktperson hos kund* (enligt avtal). Det är här man fyller i referensnummer hos kund om så önskats av dom.Fakturasätt väljs enligt det som kunden har valt i avtalet: E-faktura: För att koppla e-faktura, måste e-postadressfältet i fliken 'Grunduppgifter' fyllas i och hela kundbilden sparas en gång till. Klicka sedan på e-fakturaknappen längst upp till höger och sök enligt kundens orgnr längst ner på rutan som dyker upp. Välj rätt företag som dyker upp och skicka inbjudan. Inbjudan skickas då till e-postadressen och efaktura-kopplings status följs upp med kunden. All kommunkunder måste ha e-faktura som vald fakturasätt.E-post: Detta sätt innebär att kunden får fakturor som pdf till mejlet. Fyll i e-postadressen i fältet under E-post i 'Faktureringsuppgifter'-fliken, och spara. Utskriftstjänst: Vanlig postfakturor. Rebnis rekommenderar inte detta distributionssätt med tanke på miljön och att det tar oftast tre dagar innan kunden får fakturan via posten. Om det är det som väljs iallafall, behöver du inte fylla i mer här utan kontrollera bara att adressen i tidigare Grunduppgifter-fliken är korrekt. Spara.Resterande fält lämnas som förvald eller tomt.Nu har kunden fått ett kundnummer i Fortnox och detta kundnummer används som referens/kundnummer vid all ärende framöver.Kom även ihåg att lägga upp avtal på kunden i Fortnox om de ska få löpande debitering av tex. licenser. Se KB-Guide: Lägg upp nytt avtal i Fortnox.AuroraNotera att nya kunden måste redan ha ett kundnummer i Fortnox för att kunna skapa en ny kundbild i Aurora.Klicka på plustecknet längst upp till vänster i Aurora och välj 'företag'.Skriv in namnet på bolaget, juridiska namnet, organisationsnumret, samt kundnumret/referensnumret som kunden har fått i Fortnox.Tryck på 'Spara' knappen för att alltid spara alla uppgifter som läggs upp.Lägg in både leverans och fakturaadress.Skapa nya kontakter som knyts till denna kundbild och om denna kund har någon relation till ett annat företag (tex. via överlåtelse, eller samma ägare eller koncern) kan du även lägga till de som relaterat företag.Lägg in det nya påskrivna avtalet från Oneflow i Aurora under avtalsfliken. pdf-avtalet bifogas då som fil under avtalet med lämplig rubrikHur man lägger upp avtal i Aurora: Gå in på kundbilden > avtalsfliken > plustecknet bredvid sparaknappen > avtal Fyll i titeln på avtalet med *modul/integration* *system* *eventuella avvikelser* (tex. 'städrapp jupiter')Typ-fältet blir alltid 'kund' om inte annat överenskommet (typ om leverantören tänker betala för kostnaden så som med Digitalguest-integrationen hos Timmerstugan)Startdatumet fylls i med datumet avtalet signerades för enklare sortering och filtrering av avtal senare.Slutdatumet kan lämnas med auto-ifyllda valet om inget annat överenskommet. Om det är ett hyrkasseavtal måste start och slutdatumet matcha hyrperioden.Välj True på Löpande avtal om det inte finns några avvikelser som i punkt 5.Bifoga signerad oneflowavtalet som pdf i fil-fältet och glöm inte att spara.När det blir en ny kund, tillkommer det oftast ett nytt avtal med tillhörande arbete för att sätta igång kunden. Lägg därmed ett orderärende med hänvisning till bifogade avtalet ovan samt med information om arbetet som ingår/krävs.På samma sätt, skrivs in alla nödvändiga användaruppgifter och inlogg om kunden under Anteckningar eller Användauppgifter flikarna i kundbilden i Aurora. Glöm inte att spara kundbilden en sista gång för att säkerställa att alla nya uppgifter har sparats.