Hantering av ej betald kundfordring

#OBS: Följande steg är endast tillgänglig för de som har inlogg till Fortnox samt Svea Inkasso. Vänligen kontakta närmast chef om du saknar behörigheten till dessa portaler.Påminnelsefliken i Fortnox:Gå in på fakturering > påminnelser och kontrollera betalningarna. Om det finns en lång lista på påminnelser, kan du kontrollera ej bokförda betalningar som finns på betalningarfliken. Finns det många ej bokförda betalningar där, måste du säga till Kalix ekonomiavd att boka ikapp och vänta på bekräftelse från dom. Finns det inga betalningar där, måste man ändå kontrollera senast bokföringsdatum med Kalix.Kontrollera senast bokföringsdatum:Ekonomiavdelningen (oftast [email protected]) hör av sig när alla betalningar till Rebnis har bokförts ikapp. Om det börjar bli dags att skicka påminnelser och Kalix har inte hört av sig, kan du höra av dig och begära ett senast bokförings datum.Påminnelselistan:När en kundfaktura har inte betalats på tre arbetsdagar efter förfallodatum dyker den upp på påminnelselistan. Därför ska denna lista bearbetas löpande.Skicka påminnelse:Restsaldon på fakturan ska kontrolleras. Ibland kan det vara en delbetalning eller även en miss i siffrorna. Delbetalningsfakturor (endast möjligt på avtalsfakturor under corona) ska inte skickas vidare till påminnelse. Fakturor som redan ligger hos inkasso eller vidare ska inte heller skickas påminnelser på. Större miss i betalningssummor skickas vidare till påminnelse. Alla andra obetalningar skickas till påminnelse.Efter skickad påminnelse:Datum då påminnelsen sist skickades noteras i listan. Kunden har sju dagar på sig att betala efter påminnelse. Påminnelselistan ska därför kontrolleras löpande även efter skickad påminnelse för att bevaka icke betalningar även efter påminnelse. Om kunden betalar inom påminnelseperiod försvinner fakturan ur påminnelselistan.Nedstängning:När betalningen inte kommit in efter sju dagar sen påminnelsedatum skickas kund till nedstängning enligt följande rutin. Nedstängningen ger kunden möjlighet att betala inom tre dagar. Vid eventuell betalning, skickas kund till återaktivering enligt tidigarenämnd rutin. Uppdatera uppsägningslista:Innan kunden skickas vidare till inkasso, måste man skriva in de som förlorad kund i uppsägningslistan som finns på W:\Dokument\Marknad\Samordnare\Uppsägningar.Inkasso:Om ingen betalning sker inom tre dagar efter nedstängning, skickas kund till inkasso enligt denna rutin. Kunder som hör av sig eller betalar efter ärende hamnar på inkasso ska förhandla direkt med Svea inkasso. Vi återkallar ej ärendet som redan registrerats hos Svea. Alla fakturor som skickas till inkasso måste antecknas i Fortnox med en notering som liknar: "Registrerat hos inkasso 230115 / HAHA 230115". Detta steg är viktigt så att vi inte råkar skicka två påminnelser till kunden. Hos inkasso hanterar Svea betalningen och skickar vidare genomförd kundbetalningen till oss.Ansökan om betalningsföreläggande (BF):När Svea inte kan få tag på kunden eller få till en betalning, frågar dom oss om vi vill skicka till BF (vidare till Kronofogden). Godkänn detta om inget annat kommits överens med kund. Eventuell betalning vid detta steg fixas också av Svea.